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業務改善・DX・AI活用
作業の時間を、考える時間に。
毎月の集計、転記、確認、問い合わせへの返信。人がやらなくてもいい作業を、仕組みとAIに任せる。そのための手順を整え、使い続けられる形で引き継ぎます。
いまの一日ある一日の事務作業 説明用の例
空いた時間を、考える仕事へ。
いつもの作業は、こう変わる。気になる仕事を開いてみてください。
- いま
- 注文を、受注表・在庫表・発送表に、一件ずつ入力し直している。
- 整えたあと
- 注文のデータを一度取り込めば、必要な表に反映される。
- 変えたこと
- 業務改善DX入力元と項目を揃え、転記を仕組みにした。
- 人に残すこと
- 取り込めなかった注文だけを確かめる。
- いま
- 店やモールごとのCSVを開き、貼り合わせて集計している。
- 整えたあと
- ファイルを置くと、集計と、元データとの照合まで進む。
- 変えたこと
- 業務改善DX集計の手順を一つに揃え、繰り返す部分を仕組みにした。
- 人に残すこと
- 合わない数字が出たときに、理由を確かめる。
- いま
- 転記と集計に誤りがないか、一件ずつ目で見比べている。
- 整えたあと
- 仕組みが合わない所に印を付け、人はそこを確かめる。
- 変えたこと
- 業務改善どこを、誰が、いつ確かめるかを手順に書いた。
- 人に残すこと
- 最後の確認と、承認。
- いま
- 注文と配送の状況を別々の画面で調べ、毎回一から返信を書いている。
- 整えたあと
- AIが状況を調べて返信を下書きし、人が読んで、直して送る。
- 変えたこと
- 業務改善AI活用よくある質問と答え方を揃え、下書きをAIに任せた。
- 人に残すこと
- 返品や苦情など、判断が要る返信。
- いま
- 会議や報告のたびに、数字を拾い直して資料を作っている。
- 整えたあと
- 集計の結果から、AIが報告の文章と表を下書きする。
- 変えたこと
- 業務改善AI活用毎月の報告の型を決め、下書きをAIに任せた。
- 人に残すこと
- 読んで、次の手を決める。
- いま
- 一日の終わりに、残った時間で少しだけ。
- 整えたあと
- 商品、お客様、次の企画に使える時間が増える。
- 変えたこと
- 1〜5で空いた時間を、人にしかできない仕事に回した。
- 人に残すこと
- 決めること。お客様と向き合うこと。
AIでできるようになること
聞くAIから、仕事を進めるAIへ。
いまのAIは、質問に答えるだけではありません。資料を読み、表を集計し、いくつもの画面を調べ、ファイルに仕上げて渡すところまで進められます。どの仕事を、どこまで任せるか。決めて、確かめるのは人です。
- 一
聞く
質問に答える。文章を整える。人が一回ずつ聞いて、答えを使う。
- 二
任せる
資料やデータを渡すと、読み、調べ、まとめ、ファイルに仕上げて返す。
- 三
組み込む
決まった時刻やきっかけで動き、いつもの仕事を進め、例外だけを人に知らせる。
依頼読む・入力
今月届いた請求書を読んで、支払い予定の表に入れておいて。発注と合わないものがあれば教えて。
AIが進めること
- 受信したメールから、請求書のPDFを集めるメール12件
- 取引先・金額・支払期日を読み取るPDF
- 発注の記録と照らし合わせる発注表2件が合わない
- 支払い予定の表に入力する表計算10件
- 合わない2件に、理由の候補を書き添える
できあがるもの
- 表支払い予定表（更新）
- メモ確かめる2件
人が確かめる合わない2件を確かめ、支払いを承認する。
説明用の例です。件数・内容は架空です。使えるかどうかは、利用している仕組みや契約、データの扱いによって変わります。非公開情報や個人情報は、利用条件を確認しないままAIへ入力しません。
どの仕事を、どの段で任せるか。業務に合わせて決め、使える手順に整えます。
どこから始めるか
手順を揃え、仕組みにし、AIに任せる。
業務改善、DX、AI活用は、順に積み重なります。手順が揃わないまま仕組みやAIを入れても、うまく回りません。仕事と段を選ぶと、同じ作業の変化が見られます。どの段から始めるかは、いまの業務に合わせて決めます。
手順は、担当者の頭の中。同じ仕事でも、人によってやり方が違います。
- 人の手作業各表から、売上を拾い集める
- 人の手作業請求書を、一枚ずつ作る
- 人の手作業通帳と見比べて、入金を消し込む
- 人の手作業合わない入金を、記憶をたどって調べる
- 人の手作業未入金の連絡を、一から書く
- 人の手作業
- 5
- 仕組み
- 0
- AI
- 0
- 人が確かめる
- 0
- 手順書
- なし
説明用の例です。どの段で止めても構いません。実際の分け方は、業務と利用環境を確かめて決めます。
進め方
作って終わりに、しない。
何を引き渡すか、誰が更新するか、使い方をどう共有するかを、作業前に確認します。最後に残るのは、担当者が替わっても使える手順書です。
いつもの作業を伺う
入力元、件数、更新頻度、例外となるデータを確かめます。
作業の一覧手順を揃える
作業の順番、判断が必要なところ、人とAIの分担を決めます。
集計・照合の手順仕組みにする
集計・照合や転記を自動化し、元データと照らし合わせます。
仕組みと利用手順引き継ぐ
操作・更新の手順を渡し、使い方を共有します。
手順書
費用
環境と作業範囲に合わせて、お見積もり。
案件ごとに個別にお見積もりします。見積もりの前に、次の三つを確認します。
一
対象と処理量
対象業務、ファイル形式、件数、更新頻度、例外となるデータ。
二
確認と引継ぎ
業務の内容を判断する担当者と、処理結果を照合する担当者。引き渡すものと、その確認方法。
三
保守の範囲
保守を含むかどうかを、対象と期間を分けて決めます。
初回は30分程度の無料オンラインヒアリングです。それを超える分析・助言・資料作成は、着手前に費用を案内します。
無料ヒアリングを申し込む- 非公開の情報を、AIに入れますか。
- 非公開情報や個人情報は、利用条件を確認しないままAIへ入力しません。
- どこまで自動化できますか。
- 利用環境やデータ、業務上の制約を確認したうえで対応範囲を決めます。すべての環境や業務に、一律の自動化・AI導入を約束するものではありません。
- 入力形式や使うサービスが変わったら。
- 入力形式や外部サービス、利用環境が変わった場合の対応は、当初の完了条件と分けて確認します。
- 保守も頼めますか。
- 保守を含むかどうかを、対象と期間を分けて決めます。